Dokumendiregister

Mustri autor: Mariliis Newsome

Tartu Kunstikooli dokumendiregistri avaliku vaate kaudu tagatakse juurdepääs alates 01. jaanuarist 2013 registreeritud elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut. Dokumendi sisuga, mis ei ole avalikus vaates nähtav ja millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel. Tartu Kunstikooli töötajate puhkuste ja lähetuste korraldustega on võimalik tutvuda Riigitöötaja Iseteenindusportaali avalikus registris

Meie dokumendiregistrist dokumendiotsingul palun vajutage otsitavale dokumendiliigile, misjärel avaneb otsinguvorm kriteeriumide määratlemiseks vajaliku dokumendi leidmiseks ja peale otsinguks teadaolevate parameetrite sisestamist vajutage klahvile Otsi. Dokumendi andmeid määratlemata ja klahvile Otsi vajutades, avaneb nimekiri kogu valitud liigi dokumentidest registreerimise kuupäeva järgi kahanevalt (uuemad dokumendid on eespool).

Klahvile otsi vajutades kuvatakse kas konkreetse dokumendi registreerimisandmed või nimekiri valitud dokumendiliigi registreerimisandmetega.

Valitud dokumendi andmetele vajutades näidatakse selle dokumendi põhiandmeid. Kui dokumendile ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, on põhiandmetele lisatud fail, mille sisu saab vaadata faili nimele vajutades. Dokumenti on võimalik otsida ka tekstipõhiselt, sisestades lehe ülaserva otsinguväljale otsitava märksõna.

Tartu Kunstikooli dokumendiregister

Tartu Kunstikool on liitunud dokumendivahetuskeskusega (DVK).

Isikuandmete töötlemine Tartu Kunstikoolis

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Tartu Kusntikoolis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

  • juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
  • isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Tartu Kunstikooli veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda kool (välislingid).

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Tartu Kunstikooli tegevus on avalik. Töö käigus jõuab kooli ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi tegema, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest.

Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb koolil avaldada osa töötulemustest internetis, kooli avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikus dokumendiregistris. Siinkohal on oluline vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, kuid mis on juurdepääsupiiranguta, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurepääduspiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab kool viis kuni seitse aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Lisainfo